System Automatyzacji Faktur

Problem Link do nagłówka

Firma nie miała żadnego ustandaryzowanego sposobu obsługi faktur. Część przychodziła e-mailem jako załączniki PDF, inne były fizycznymi dokumentami fotografowanymi przez pracowników w terenie. Nie istniało jedno miejsce do ich gromadzenia, żadnych spójnych metadanych przypisanych do każdej faktury, a ich sortowanie na potrzeby księgowości było wykonywane ręcznie — o ile w ogóle było robione. Budowanie rzetelnych raportów finansowych na podstawie takiego chaosu było praktycznie niemożliwe.

Rozwiązanie Link do nagłówka

Zaprojektowałem i zbudowałem ujednolicony system zarządzania fakturami przy użyciu Microsoft Power Platform. System obsługuje trzy osobne punkty wejścia i łączy je w jeden ustrukturyzowany zbiór danych gotowy do raportowania.

1. Power Apps — mobilne zgłaszanie faktur przez pracowników Link do nagłówka

Pierwszy komponent to aplikacja canvas zbudowana w Power Apps, zaprojektowana do użytku na smartfonie. Kiedy pracownik otrzymuje fizyczną fakturę lub musi ją zarejestrować na miejscu, otwiera aplikację, fotografuje dokument bezpośrednio z aparatu i wypełnia krótki formularz:

• Nazwa dostawcy
• Kwota i waluta faktury
• Data faktury
• Kategoria kosztów
• Uzasadnienie — wymagane pole tekstowe wyjaśniające, czego dotyczy faktura i dlaczego koszt został poniesiony

Pole uzasadnienia było świadomą decyzją projektową. Rozwiązało nawracający problem księgowy: faktury napływające bez kontekstu, wymagające wymiany wiadomości z pracownikiem w celu zrozumienia zakupu. Czyniąc je obowiązkowym w momencie zgłoszenia, informacja jest uchwycona gdy jest jeszcze świeża.

Wszystkie zgłoszenia trafiają bezpośrednio na listę SharePoint z dołączonym zdjęciem, opatrzone znacznikiem czasu i przypisane do zgłaszającego użytkownika.

2. Power Automate — powiadomienia o nowej fakturze Link do nagłówka

Za każdym razem, gdy nowa faktura zostaje dodana przez aplikację, automatycznie uruchamia się przepływ Power Automate. Wysyła powiadomienie do zespołu finansowego — przez wiadomość Teams i e-mail — zawierające kluczowe dane faktury i bezpośredni link do rekordu. Koniec z ręcznym sprawdzaniem listy czy czekaniem na tygodniowe podsumowanie. W chwili gdy faktura wpływa, odpowiednie osoby są o tym informowane.

3. Power Automate + AI Builder — automatyczne przetwarzanie faktur z maila Link do nagłówka

Drugim punktem wejścia była firmowa skrzynka mailowa, na którą dostawcy wysyłają faktury PDF bezpośrednio. Ten przepływ działa nieprzerwanie w tle:

1. Wyzwalacz: przychodzi nowy e-mail z załącznikiem
2. AI Builder — klasyfikacja dokumentu: załącznik jest przekazywany do modelu AI Builder wytrenowanego do odróżniania faktur od innych typów dokumentów (listy dostawcze, umowy, korespondencja). Jeśli to nie jest faktura — przepływ się zatrzymuje.
3. AI Builder — przetwarzanie faktury (OCR): jeśli dokument został sklasyfikowany jako faktura, model odczytuje go i wyodrębnia ustrukturyzowane pola: nazwa dostawcy, numer faktury, data, pozycje, kwoty VAT i suma.
4. SharePoint: wyodrębnione dane są zapisywane jako nowy wiersz na tej samej liście SharePoint, która jest używana przez zgłoszenia z Power Apps, z dołączonym oryginalnym plikiem PDF.

Wynik: faktury z e-maila są przetwarzane i przechowywane w dokładnie tym samym formacie co te zgłaszane ręcznie przez aplikację — bez żadnego ręcznego wprowadzania danych.

4. Power Automate — automatyczne sortowanie do folderów wg miesięcy Link do nagłówka

Ostatnia automatyzacja działa według harmonogramu i organizuje wszystkie załączniki faktur (z obu źródeł) w ustrukturyzowanej bibliotece dokumentów SharePoint. Każdy plik faktury jest przenoszony do folderu odpowiadającego dacie faktury: Faktury / 2025 / 06 - Czerwiec, Faktury / 2025 / 07 - Lipiec i tak dalej.

Zastąpiło to zadanie, które ktoś wykonywał ręcznie — niekonsekwentnie i często z opóźnieniem — procesem działającym automatycznie, który nigdy nie pozostaje w tyle.

Rezultat Link do nagłówka

System ujednolicił trzy wcześniej rozłączne procesy w jeden pipeline:

Ustrukturyzowany zbiór danych w SharePoint stał się fundamentem dla pulpitu finansowego w czasie rzeczywistym w Power BI — coś, co wcześniej nie było możliwe, bo dane źródłowe po prostu nie były wystarczająco wiarygodne.

Stack Link do nagłówka

• Power Apps (canvas app) — mobilne zgłaszanie faktur
• Power Automate — przepływy powiadomień i harmonogramowe sortowanie
• AI Builder — klasyfikacja dokumentów i OCR faktur
• SharePoint — przechowywanie danych i biblioteka dokumentów
• Power BI — warstwa raportowania finansowego (zbudowana na tym systemie)